viernes, 20 de diciembre de 2013

CloudLock y Google Apps, una combinación perfecta


CloudLock

Si les preocupa la seguridad de su información y documentos dentro de Google Apps for Business, hay un par de herramientas esenciales que no deben dejar pasar: CloudLock y Google Vault.

En esta publicación hablaremos de CloudLock y su magnífica integración con Google Apps for Business.

Se han preguntado ¿Qué hace el personal con los documentos importantes de la empresa, en la nube? ¿Realmente saben quién puede ver esos documentos? ¿Con quién se comparten o si están en dominio público? ¿Qué pasaría si el contrato de algún proveedor o cliente se encontrara disperso en el inmenso mundo de la web?

CloudLock cuenta con dos herramientas: CloudLock Collaboration Security y CloudLock Apps Firewall, que se pueden adquirir juntas o por separado.

La primera, CloudLock Collaboration Security, está orientada a la seguridad de los documentos, ya que nos permite hacer un escaneo de los documentos guardados en el Google Drive de la empresa.

¿Cómo se hace? Esto es muy sencillo, nosotros podemos indicarle a la aplicación qué palabras buscar, qué expresiones regulares o incluso datos como tarjetas de crédito, de esta manera crearemos reglas que la aplicación seguirá a la hora de hacer el escaneo o búsqueda en el Google Drive empresarial.

Otra de las cosas que esta aplicación ofrece, es determinar las acciones que tomaremos cuando detecte que alguien ha roto las políticas para compartir documentos:
  • Podemos hacer que identifique el documento y nos notifique
  • Que notifique al infractor
  • O incluso combinar acciones como, determinar que quite el documento de la exposición pública, que nos transfiera el documento y retire la propiedad de la persona que lo compartió.
Así mismo se puede crear una carpeta dentro de Drive y llamarla "Infracciones", para que la persona verifique el documento que se notificó, de forma más ordenada.

La segunda herramienta, CloudLock Apps Firewall, va enfocada a la seguridad de las aplicaciones que utilizan los empleados diariamente, verifica que éstas no tengan virus o malware incluido. Son acciones complicadas y difíciles de detectar, afortunadamente con App Firewall podemos elegir qué aplicaciones pueden estar instaladas en los móviles, para evitar que se introduzcan en la información de la empresa, sin notarlo.

Un ejemplo es el caso de la aplicación bad piggies, cuando fue lanzada en Appstore, salió una aplicación llamada bad piggies HD, pero esta contenía un malware que permitía leer los correos y documentos del usuario. Para cuando se notificó el problema, ya tenía 10 millones de descargas. Con App Firewall podemos evitar que los usuarios usen la cuenta de la empresa para descargar aplicaciones que no queremos en los dispositivos.

En conclusión CloudLock y Google Apps For Business, es sin duda una combinación que permitirá darle mayor seguridad a la información de la empresa, y que ninguna otra plataforma tiene disponible por el momento. Las ventajas que mencioné en el artículo, son tan sólo la punta del iceberg, con lo que CloudLock podría llegar a hacer para mejorar la seguridad de la información en la empresa, teniendo mayor control de los documentos que circulan en Google Drive.


Arroba System es distribuidor certificado de CloudLock y podemos ayudarte a resolver los problemas de seguridad de la información de tu empresa. Para más información sobre estos productos pueden consultar nuestra página web:





Miguel Cobas

Equipo de Google Apps
Arroba System

jueves, 19 de diciembre de 2013

"Cuando todo falle, lee el manual de usuario"

Existe un común denominador en varias culturas occidentales; hablando en específico sobre la cultura mexicana, cuando adquirimos un nuevo producto casi nadie lee el manual de usuario. Esta costumbre crea huecos de conocimiento en los usuarios, y esto no ocurre únicamente a nivel personal. En las empresas, cuando se adquiere un nuevo producto o servicio, es fundamental que los usuarios sepan utilizarlos para que puedan integrarlo eficazmente en sus funciones diarias, sin embargo, existen aún muchas empresas allá afuera que no consideran dentro de sus planes de inversión las capacitaciones y actualizaciones para sus empleados.

Tal es el caso de Google Apps; por más intuitiva y amigable que sea la plataforma, el verdadero valor agregado de las herramientas, radica en saberlas explotar adecuando su funcionalidad conforme a los retos del día a día, y para ello, se requiere de capacitación constante. Por lo regular, los usuarios no utilizan ni la mitad de las herramientas que tienen a su alcance, principalmente, porque no las conocen. Entonces ¿si adquirimos una plataforma con servicios de clase mundial, vale la pena destinar recursos a conocerla plenamente? ¿puede una capacitación cambiar la forma en que se realizan los procesos actualmente en tu empresa? ¿mejoraría la forma de trabajar de los empleados generando mayor productividad?

En mi experiencia como Ingeniero de soporte, puedo mencionar que he atendido casos donde la falta de conocimiento del usuario sobre el equipo o software, ha sido la principal causa de levantar un reporte o ticket. Estos casos, por más sencillos que sean, tienden a acumular una gran cantidad de tiempo "perdido" al final del año. Y es que aunque suene bastante lógico, muchos directores pierden de vista que mientras más tiempo inviertas en capacitar a tus usuarios adecuadamente, menos tiempo pasará el equipo de TI solucionando pequeñas incidencias que pueden ser evitadas, destinando ese tiempo a tareas y proyectos mucho más productivos.

Además de éste, existen muchos ejemplos sobre porqué la capacitación del usuario final es esencial. Hablando sobre Google Apps, la capacitación puede convencer a los escépticos sobre la adopción de nuevas tecnologías y facilitar su implantación en las empresas, produciendo mayor confianza en el usuario final.* Y lo más importante: una empresa no puede esperar obtener el máximo beneficio de su inversión, a menos que sus usuarios estén capacitados para utilizar las nuevas herramientas adquiridas.**

Es por ello que en Arroba System, hemos desarrollado planes de capacitación a la medida, que permiten a los usuarios obtener el máximo provecho de una herramienta específica, conocer toda la plataforma o incluso aprender a administrar Google Apps for Business como todo un experto. Acércate a nosotros, y obtén el máximo beneficio de los productos de Google Apps.

Ing. Aldo Trejo

Equipo de Google Apps, Arroba System.


*como lo menciona Tim F. Holek en su Tésis End-user tranining: The critical Successs Factor.

**Kate Smith, You?ve Chosen Business Software, Now What? The Importance of End User Training