CloudLock y Google Apps, una combinación perfecta

Si les preocupa la seguridad de su información y documentos dentro de Google Apps for Business, hay un par de herramientas esenciales que no deben dejar pasar: CloudLock y Google Vault.

En esta publicación hablaremos de CloudLock y su magnífica integración con Google Apps for Business.

Se han preguntado ¿Qué hace el personal con los documentos importantes de la empresa, en la nube? ¿Realmente saben quién puede ver esos documentos? ¿Con quién se comparten o si están en dominio público? ¿Qué pasaría si el contrato de algún proveedor o cliente se encontrara disperso en el inmenso mundo de la web?

CloudLock cuenta con dos herramientas: CloudLock Collaboration Security y CloudLock Apps Firewall, que se pueden adquirir juntas o por separado.

La primera, CloudLock Collaboration Security, está orientada a la seguridad de los documentos, ya que nos permite hacer un escaneo de los documentos guardados en el Google Drive de la empresa.

¿Cómo se hace? Esto es muy sencillo, nosotros podemos indicarle a la aplicación qué palabras buscar, qué expresiones regulares o incluso datos como tarjetas de crédito, de esta manera crearemos reglas que la aplicación seguirá a la hora de hacer el escaneo o búsqueda en el Google Drive empresarial.

Otra de las cosas que esta aplicación ofrece, es determinar las acciones que tomaremos cuando detecte que alguien ha roto las políticas para compartir documentos:

• Podemos hacer que identifique el documento y nos notifique
• Que notifique al infractor
• O incluso combinar acciones como, determinar que quite el documento de la exposición pública, que nos transfiera el documento y retire la propiedad de la persona que lo compartió.

Así mismo se puede crear una carpeta dentro de Drive y llamarla "Infracciones", para que la persona verifique el documento que se notificó, de forma más ordenada.

La segunda herramienta, CloudLock Apps Firewall, va enfocada a la seguridad de las aplicaciones que utilizan los empleados diariamente, verifica que éstas no tengan virus o malware incluido. Son acciones complicadas y difíciles de detectar, afortunadamente con App Firewall podemos elegir qué aplicaciones pueden estar instaladas en los móviles, para evitar que se introduzcan en la información de la empresa, sin notarlo.

Un ejemplo es el caso de la aplicación bad piggies, cuando fue lanzada en Appstore, salió una aplicación llamada bad piggies HD, pero esta contenía un malware que permitía leer los correos y documentos del usuario. Para cuando se notificó el problema, ya tenía 10 millones de descargas. Con App Firewall podemos evitar que los usuarios usen la cuenta de la empresa para descargar aplicaciones que no queremos en los dispositivos.

En conclusión CloudLock y Google Apps For Business, es sin duda una combinación que permitirá darle mayor seguridad a la información de la empresa, y que ninguna otra plataforma tiene disponible por el momento. Las ventajas que mencioné en el artículo, son tan sólo la punta del iceberg, con lo que CloudLock podría llegar a hacer para mejorar la seguridad de la información en la empresa, teniendo mayor control de los documentos que circulan en Google Drive.

Arroba System es distribuidor certificado de CloudLock y podemos ayudarte a resolver los problemas de seguridad de la información de tu empresa. Para más información sobre estos productos pueden consultar nuestra página web:

http://www.arrobasystem.com/cloud-lock.cfm.

Miguel Cobas

Equipo de Google Apps

Arroba System

"Cuando todo falle, lee el manual de usuario"

Existe un común denominador en varias culturas occidentales; hablando en específico sobre la cultura mexicana, cuando adquirimos un nuevo producto casi nadie lee el manual de usuario. Esta costumbre crea huecos de conocimiento en los usuarios, y esto no ocurre únicamente a nivel personal. En las empresas, cuando se adquiere un nuevo producto o servicio, es fundamental que los usuarios sepan utilizarlos para que puedan integrarlo eficazmente en sus funciones diarias, sin embargo, existen aún muchas empresas allá afuera que no consideran dentro de sus planes de inversión las capacitaciones y actualizaciones para sus empleados.

Tal es el caso de Google Apps; por más intuitiva y amigable que sea la plataforma, el verdadero valor agregado de las herramientas, radica en saberlas explotar adecuando su funcionalidad conforme a los retos del día a día, y para ello, se requiere de capacitación constante. Por lo regular, los usuarios no utilizan ni la mitad de las herramientas que tienen a su alcance, principalmente, porque no las conocen. Entonces ¿si adquirimos una plataforma con servicios de clase mundial, vale la pena destinar recursos a conocerla plenamente? ¿puede una capacitación cambiar la forma en que se realizan los procesos actualmente en tu empresa? ¿mejoraría la forma de trabajar de los empleados generando mayor productividad?

En mi experiencia como Ingeniero de soporte, puedo mencionar que he atendido casos donde la falta de conocimiento del usuario sobre el equipo o software, ha sido la principal causa de levantar un reporte o ticket. Estos casos, por más sencillos que sean, tienden a acumular una gran cantidad de tiempo "perdido" al final del año. Y es que aunque suene bastante lógico, muchos directores pierden de vista que mientras más tiempo inviertas en capacitar a tus usuarios adecuadamente, menos tiempo pasará el equipo de TI solucionando pequeñas incidencias que pueden ser evitadas, destinando ese tiempo a tareas y proyectos mucho más productivos.

Además de éste, existen muchos ejemplos sobre porqué la capacitación del usuario final es esencial. Hablando sobre Google Apps, la capacitación puede convencer a los escépticos sobre la adopción de nuevas tecnologías y facilitar su implantación en las empresas, produciendo mayor confianza en el usuario final.* Y lo más importante: una empresa no puede esperar obtener el máximo beneficio de su inversión, a menos que sus usuarios estén capacitados para utilizar las nuevas herramientas adquiridas.**

Es por ello que en Arroba System, hemos desarrollado planes de capacitación a la medida, que permiten a los usuarios obtener el máximo provecho de una herramienta específica, conocer toda la plataforma o incluso aprender a administrar Google Apps for Business como todo un experto. Acércate a nosotros, y obtén el máximo beneficio de los productos de Google Apps.

Ing. Aldo Trejo

Equipo de Google Apps, Arroba System.

*como lo menciona Tim F. Holek en su Tésis End-user tranining: The critical Successs Factor.

**Kate Smith, You?ve Chosen Business Software, Now What? The Importance of End User Training

Moto X, el smartphone que me hizo cambiar de iOS a Android

El smartphone que me hizo cambiar de sistema operativo, no por ser el primer equipo diseñado por Google después de la adquisición de Motorola Mobility, sino por la versión de sistema operativo que a mi parecer, se siente mucho más estable y rápida.

Moto X es un equipo interesante, fácil de usar y sobretodo trabaja con una fluidez brillante. Si nos referimos a la integración con los productos de Google, trabaja de maravilla, ya que al iniciar el teléfono, crea un acceso directo con todas las aplicaciones más usadas en Google Apps (Gmail, Calendar, Hangouts, Drive, Google +) lo que hace parecer al equipo sorprendente y amigable.

Su integración con la plataforma de Google Apps para Empresas, permite usar el MDM (Mobile Device Management), con el que se pueden implementar las políticas de uso, para que un empleado, desde su dispositivo, pueda acceder a la cuenta de Google Apps de su Empresa, agregando mayor seguridad a los datos de ésta.

El equipo es altamente recomendable, por su sencillez de uso y su integración con las herramientas de Google Apps. Cuenta con un sistema "active notification" que permite visualizar todas las notificaciones sólo tocando el ícono que aparece en la pantalla, además cuenta con la aplicación "assist", que identifica lo que estás haciendo a través del uso del dispositivo y cambia o activa sus funciones de forma programada. Cuando programas una reunión en Google Calendar, sólo es cuestión de que llegue la hora del evento y el teléfono pasará a un estado de silencio para que no seas interrumpido durante la reunión. O en caso de que vayamos conduciendo, la aplicación lee los mensajes y los nombres de las personas que nos llaman y responde según la programación que se le dió.

"Ok Google Now" es la frase que requieres para activar tu teléfono, cuando necesites hacer una llamada, una búsqueda en la web o incluso pedirle que te despierte en 10 minutos.
Puedes usar esta función sólo si el dispositivo no se encuentra bloqueado con contraseña, patrón, etc. En este caso sólo se activaría el comando para llamar a una persona.

En conclusión Moto X es un teléfono amigable y fácil de configurar, la integración que tiene con Google Apps lo hace un dispositivo indispensable y muy útil. Mi único comentario, sería sobre el comando "Ok Google Now", lo haría más funcional si se activara incluso cuando el teléfono se encontrara bloqueado, de ahi en fuera desde mi punto de vista el teléfono funciona de maravilla.

Miguel Angel Cobas

Equipo de Google Apps, Arroba System.

La estrategia del miedo

Desde hace tiempo ya, Microsoft ha adoptado una estrategia que consiste en infundir miedo, incertidumbre y dudas entre los posibles clientes de Google, específicamente en las empresas que buscan una plataforma de comunicación y colaboración, evaluando entre Google Apps for Business y MS Office 365. Han sido varios los intentos de Microsoft por desacreditar a la plataforma de Google, podemos recordar por ejemplo al infame video de Gmail Man, el cual atacaba vehementemente al servicio de Gmail en vez de enfocarse en la plusvalía de los servicios de Microsoft.

Esto puede apreciarse como una medida desesperada para ganar terreno en una batalla casi perdida: de acuerdo con Gartner "La web - específicamente la proliferación de aplicaciones basadas en Web - ha erosionado la relevancia de la plataforma de Windows." Explicado de manera simple, la web no necesita a Windows para funcionar. Actualmente, menos del 50% de aplicaciones son dependientes de Windows, y Gartner predice que este porcentaje continúe disminuyendo, alcanzando un 10% o menos, para el 2020. Dicho esto, podemos afirmar que no se necesita ser un experto en la materia para saber que cada día se utiliza menos una PC, y tanto Tablets como Smartphones acaparan el mercado. Y no es para menos; la firma de investigación IDC atribuyó gran parte de la culpa por las horribles ventas de PC?s del primer trimestre de 2013 al lanzamiento de equipos con Windows 8.

Bob O'Donell (quien trabaja para IDC) subrayó el hecho de que Windows 8 ha traído confusión a los usuarios con su interfaz "moderna" basada en azulejos o íconos rectangulares, pantallas touch-screen en vez del uso del ratón convencional y la desaparición del botón/menú inicio (punto clave del funcionamiento de la mayoría de los S.O de Microsoft anteriores). Estos cambios radicales han provocado que los usuarios sientan temor o preocupación de cambiar a Windows 8 al vivir una experiencia híbrida o no muy bien definida, entre una Tablet, PC o Laptop, lo cual es curioso si consideramos que la principal táctica de Microsoft consiste precisamente, en infundir miedo sobre los productos de sus competidores.

¿Porqué es relevante esta información? Tal parece que Microsoft no se atreve a dar el paso revolucionario que se necesita para salvar a la compañía. Actualmente Google Apps ofrece a sus usuarios una experiencia sólida y consistente en la nube entre dispositivos modernos, como Tablets y Smartphones, mientras que Microsoft se esmera en ofrecer una combinación de software de escritorio con servicios en la nube.

Y tú ¿cómo trabajas? ¿aún dependes de tu PC como antes y del software instalado en ella? ¿utilizas un Smartphone o tablet?, recordemos que bien lo dice el dicho: "renovarse o morir".

Aldo Trejo
Equipo de Google Apps
Arroba System

Fuentes: 
Computer World Magazine - "Windows 8 takes blame for 'brutal' PC sales slide" April 11, 2013 (http://goo.gl/iwAE2W) 
Cloud Sherpas Blog - "Fact-Checking Microsoft: The truth about advertisements" August 28, 2013 (http://goo.gl/1DZP5h) 
Cloud Sherpas Blog - "Is Microsoft relevant?" October 17, 2013 (http://goo.gl/7PGlI3)

Sistema de Alertas Públicas y Mapa de Crisis para Desastres Naturales ahora disponible en Colombia

Una catástrofe o un desastre natural puede ocurrir en el momento menos esperado, y es por eso que el Google Crisis Response creó Alertas Públicas y Mapa de Crisis para estar mejor preparados cuando esas desafortunadas e imprevistas situaciones ocurran. Hoy estamos lanzando en Colombia el sistema de Alertas Públicas y Mapa de Crisis de Google para que las personas puedan acceder a información útil antes, durante y después de un desastre natural como una tormenta tropical, huracán, inundación o derrumbe.

A partir de hoy, información relevante sobre fenómenos climáticos extremos que amenacen la seguridad de los colombianos serán publicadas en la página de Alertas Públicas de Google, al igual que información sobre las zonas impactadas en Mapa de Crisis. Adicionalmente, esta información aparecerá en el buscador de Google, Google Maps y Google Now.

La meta de Google Crisis Response es darle a todos los ciudadanos información crítica y necesaria durante una emergencia o catástrofe. Gracias a la colaboración del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM) y la Unidad Nacional para la Gestión de Riesgo de Desastres (UNGRD) en alianza con Google, será posible recolectar información disponible para todo el público y compartirla para informar a los ciudadanos de los riesgos en su área y ayudarlos a tomar decisiones y precauciones durante circunstancias inoportunas.

Colombia es el primer país en Latinoamérica en adoptar este sistema, el cual apenas ha sido implementado por Google en tan sólo cuatro países: Australia, Estados Unidos, Japón y Taiwán.

Alertas Públicas y Mapa de Crisis

Alertas Públicas de Google te permite encontrar información relevante y precisa en momentos de emergencias sin tener que buscarla ya que este sistema combina información crítica sobre el clima, deslizamientos de tierra e inundaciones, y comparte recomendaciones en anticipación de fenómenos climáticos severos. También presenta información sobre terremotos, incendios y personas desaparecidas. Estas alertas aparecen en el buscador de Google, Google Maps y cuando se activa Google Now desde su dispositivo Android.

Ejemplo de la página de Alertas Públicas a nivel mundial

Con Alertas Públicas ahora puedes recibir alertas de manera precisa y relevante en el lugar y a la hora que la necesites en Colombia. Por ejemplo, si una alerta roja es emitida por causa de una inundación cerca de ti, verás esta alerta mientras estés realizando una búsqueda en Google o Google Maps, en tu computador o dispositivo móvil, y tendrás acceso a información de manera inmediata:

Ejemplo de una resultado de búsqueda en Google mostrando una alerta roja

Y, al hacer clic en el enlace de "Más información", tendrás acceso a información detallada. En este ejemplo, esta información incluye un mapa y otros datos:

Ejemplo de la página con información detallada de Alertas Públicas

Adicionalmente, la herramienta Mapa de Crisis, visualizada abajo, incluye varias capas de información incluyendo alertas públicas, albergues, y centros de ayuda para la zona impactada. Mapa de Crisis es un recurso informativo invaluable para las personas que viven en o cerca de la zona de emergencia, y para personal de atención de emergencias.

Mapa de Crisis de Colombia

El principal objetivo del Sistema de Alertas Públicas de Google es proveer al público con información necesaria para tomar decisiones informadas durante tiempos de crisis. Gracias al compromiso del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM) y la Unidad Nacional para la Gestión de Riesgo de Desastres (UNGRD), a partir de hoy ponemos Alertas Públicas y Mapa de Crisis al servicio de los colombianos.

Por Laura Camacho, Gerente General de Google Colombia

Fuente: http://googleamericalatinablog.blogspot.mx/2013/10/sistema-de-alertas-publicas-y-mapa-de.html

Un adelanto de Chrome Beta: usuarios supervisados

Como alguien que ha ayudado a numerosos miembros de la familia a conectarse a Internet por primera vez, sé lo gratificante que puede ser. Disfruto sentarme con mi hija y ver cómo sus ojos se iluminan cuando encontramos juntos nuevos favoritos en la web. Como muchos de ustedes, también encuentro importante mantener a los integrantes de la familia protegidos de sitios web que pudieran ser inapropiados. Para ayudar a los miembros de la familia que pudieran necesitar de cierta guía para navegar la web, estamos lanzando una nueva función llamada usuarios supervisados para el canal beta de Chrome.

Digamos que el propietario de una Chromebook quiere compartirla con su hijo. Ahora podrá permitir que su hijo use la Chromebook como un usuario supervisado. Una vez que haya creado un usuario supervisado en la Chromebook, podrá visitar chrome.com/manage para revisar el historial de páginas web que su hijo ha visitado, determinar los sitios que quiere permitir o bloquear y administrar los permisos para los sitios bloqueados que su hijo ha solicitado ver.

Esperamos que esta nueva función de Chrome les ayude a compartir su Chromebook con todos en su familia. Además, también pueden probar una versión inicial de usuarios supervisados en la versión beta de Chrome paraWindows, Mac y Linux. Esto es sólo el comienzo y nos encantará saber su opinión sobre las funciones que les gustaría ver en Chrome. Si están utilizando el canal beta, esta misma semana podrán ver la función de usuarios supervisados. Pruébenlo y cuéntennos qué opinan.

Por Pam Greene, ingeniera de software e instructora de surf

Fuente: http://tecnologiayproductosgoogle.blogspot.mx/2013/10/un-adelanto-de-chrome-beta-usuarios.html 

Conozcan a los ganadores del Developer Bus en Argentina y prepárense para su siguiente parada en México

El Developer Bus o "autobús de desarrolladores" de Google, su primer reality de desarrolladores en América Latina, inició su recorrido en Buenos Aires, Argentina. Durante los 3 días de reality, los10 equipos en los que se dividieron los 40 participantes, trabajaron en la creación de soluciones innovadoras Open Source para las PyMEs, utilizando tecnologías de Google. Algunas de ellas apuntaron al deporte, a la búsqueda de nuevos talentos de la música, soluciones de logística, apps para el sector inmobiliario y hasta herramientas de marketing online con funcionalidades de geolocalización para dispositivos móviles y redes sociales.

Los equipos estuvieron integrados por grupos interdisciplinarios, formados por desarrolladores, responsables de los elementos técnicos que pondrán la aplicación en funcionamiento; diseñadores, cuya función fue crear el diseño de la aplicación; y administradores, responsables de crear el modelo de negocios de la aplicación. El programa Developer Bus busca fomentar la creación de comunidades de desarrolladores y el desarrollo de aplicaciones y soluciones de calidad que se ajusten a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas de la región. En esta primera edición, los participantes enfrentaron retos que no sólo requerían de buenas habilidades como desarrolladores, sino una gran capacidad de cooperación, trabajo en equipo, adaptación, creatividad e innovación.

Al final, el jurado eligió como ganador al equipo Ice Cream Sandwich que desarrolló, durante los tres días de la competencia, la aplicación "Commercial Viewer", una solución comercial basada en Google Street View que permite hacer comercio electrónico vía Google Wallet. Con este desarrollo para ayudar a las PyMEs, se aseguraron la oportunidad de viajar a Silicon Valley, y capacitarse con expertos a través de talleres y entrenamientos especiales.

Equipo Ice Cream Sandwich, ganadores del Developers Bus en Buenos Aires, Argentina

Los 4 ganadores que viajarán el 2 de diciembre a Mountain View, California son: Rodolfo Agustín García, Catalina Giacomucci, Nicolás Castillo y Federico Carrizo. También recibieron una mención especial las aplicaciones "Task Control", una herramienta pensada para optimizar Gmail e integrada a los calendarios de Google que permite conocer qué procesos se interrumpen dentro de la organización; y "Band Hunter", una plataforma ideada para descubrir nuevos talentos, su música, sus videos y sus shows en un mismo lugar.

El Developers Bus de Google, luego de su paso por Buenos Aires, seguirá recolectando talentos a lo largo de América Latina y llegará el 7 de noviembre a su siguiente parada en la Ciudad de México. Así que estén atentos en México a la próxima apertura de inscripciones a través del sitio del programa de Developer Bus. ¡Allá nos vemos!

Por Nick Bortolotti, Gerente de Relaciones con Desarrolladores para Sudamérica

Fuente: http://googleamericalatinablog.blogspot.mx/2013/10/conozcan-los-ganadores-del-developer.html