8 cosas que no sabías de Google Drive (Parte 1)

Google Drive te permite almacenar y acceder a tus archivos en cualquier lugar: en la Web, en tu unidad de disco duro o allí donde estés, además te permite crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y más desde la nube.

¿Qué ventaja tiene esto? Bien, supongamos que tienes un trabajo por entregar y es en equipo. Tu equipo de trabajo se encuentra fuera del país, uno está en Alemania, otro en Japón y el último en Estados Unidos, suena difícil, ¿cierto? Cambios en el horario y la distancia podrían dificultar un poco el trabajo. No te preocupes, con Drive todos podrán tener una carpeta con el nombre del proyecto para trabajar en un mismo documento, así, no importa la hora o dónde trabajen, todos tendrán la última versión actualizada. Olvídate de los diferentes tipos de versiones y el envió infinito de documentos adjuntos en tu correo electrónico.

Google Drive, además de colaborar en tiempo real, te permite realizar otras funciones que seguro no conoces, estamos convencidos que una vez que trabajes al 100% con esta herramienta. No volverás a trabajar en modo escritorio.

1. Búsquedas Avanzadas

Invierte más tiempo editando, que buscando tus documentos o carpetas. Escribe una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda de tu Google Drive para encontrar tus archivos. Sigue estos pasos:

1. Ve al cuadro de búsqueda y haz clic en el icono del menú desplegable
2. Selecciona los criterios para acotar la búsqueda
   • Tipo: documentos de texto, imágenes, archivos PDF...
   • Visibilidad: privado, visible para cualquier usuario del dominio, público, etc
   • Propiedad: si el archivo es tuyo o de otra persona
3. Escribe una frase o una palabra y pulsa la tecla Intro o haz clic en el botón Buscar

2. Actividad en Drive

Revisa quién ha editado, compartido o eliminado carpetas o documentos mediante la función "Actividad en Drive":

1. Haz clic en Mi unidad en el panel de navegación izquierdo
2. Haz clic en el botón  en la esquina superior derecha de la pantalla

NOTA: Si quieres ver la actividad de un archivo específico, marca la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre de archivo y automáticamente se mostrará la actividad de esa carpeta o archivo seleccionado.

3. Comparte con Permisos

Olvídate de adjuntar archivos por correo electrónico:

1. En Drive marca la casilla junto al archivo o la carpeta que quieras compartir
2. Haz clic en el icono para compartir 
3. Selecciona una opción de visibilidad: "Compartido de forma privada", "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Público en la Web"
4. Debajo de "Invitar a personas", escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieras compartir ese archivo o carpeta
5. En el menú desplegable que hay al lado de cada colaborador, elige su nivel de acceso: "Puede ver", "Puede comentar" o "Puede editar"

4. Revisión de Historial

Con el historial de revisiones en tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones, conoce los cambios realizados por cada colaborador y el momento en que los realizan. Si en algún momento crees que tu documento lucía mejor antes, sólo vuelve a la versión que prefieras. Y no te preocupes por perder el documento en el que te encontrabas, éste sólo ocupará una posición debajo de la versión que restauraste, quedando guardado en el historial, para que no pierdas ninguna versión.

1. Selecciona Archivo > Ver historial de revisión.
2. Haz clic en el panel de la derecha para ver una versión anterior del documento que han modificado los colaboradores que figuran justo debajo. Los cambios que realice cada colaborador se muestran en el cuerpo del documento en el color que se le haya asignado en el panel del historial de revisiones.
3. Si quieres volver a la versión que estás viendo actualmente, haz clic en Restaurar esta revisión.

5. Usa Complementos

Para añadir más funciones a tus documentos y hojas de cálculo, puedes instalar "complementos", herramientas creadas por otros desarrolladores para Documentos de Google y la nueva versión de Hojas de cálculo de Google. Una vez instalados los complementos, puedes administrar cada uno de ellos individualmente, además de activarlos y desactivarlos en cualquier momento.

VIDEO: Add-ons

6. Recortar Imágenes

Google Drive agregó una función que muchos pedíamos a gritos, recortar imágenes y agregarles marco. Así nos olvidamos de usar un editor web, sólo para recortar una imagen y adaptarla como más nos convenga.

7. Herramienta de Investigación

Con la Herramienta de Investigación: crea citas con los formatos MLA, APA o Chicago, utiliza su diccionario para encontrar definiciones, sinónimos y ejemplos de uso, inserta mapas e imágenes para editar o dale vida a tus presentaciones insertando videos de Youtube.

La herramienta de investigación facilita la inclusión de información desde la Web, a documentos y presentaciones. Para acceder a la herramienta:

• Selecciona la opción de investigación en el menú Herramientas
• Haz clic con el botón derecho en una palabra específica y selecciona la opción de investigación

Puedes iniciar una búsqueda escribiendo en la barra de búsqueda. Puedes restringir la búsqueda para tipos específicos de resultados (p. ej., imágenes, citas, etc.), mediante el menú desplegable de la barra de investigación.

8. Guarda adjuntos en Drive desde Gmail

Anteriormente si alguien te mandaba un adjunto a tu correo electrónico, tenías que descargarlo para después moverlo a alguna carpeta en Google Drive.
Hoy, Gmail ya integra la opción de guardar automáticamente tus adjuntos en la carpeta que tu elijas. Basta con situarse en el archivo adjunto y aparecerá la opción de guardar en Drive.

¿Sabías que al tener Google Apps tienes derecho a Google Drive al alcance de un clic? Si te sirvieron estos consejos y te interesa conocer las funciones de Google Drive a nivel avanzado, entra a nuestra página arrobasystem.com para conocer los cursos de capacitación, donde te aseguramos que aprenderás a manejar Drive como un experto.

Jésica García Tirado
Equipo de Google Apps, Arroba System

Arroba System es ahora Google Apps SMB Premier Partner

Arroba System ha sido nombrada Google Apps SMB Premier Partner para Latinoamérica. Estamos emocionados de haber recibido ésta designación, ya que nos motiva a seguir proporcionando a nuestros clientes un servicio excepcional y de calidad. Seguiremos trabajando para que cada día más empresas logren mudarse a la nube, ahorrando costos, incrementando la seguridad de sus datos y obteniendo el máximo beneficio de las herramientas de Google Apps.

La razón por la cual Google nos ha nombrado Google Apps SMB PREMIER Partner, es debido a la experiencia y éxito en ayudar a nuestros clientes a implementar y usar Google Apps. Somos Partners de Google desde 2009, siendo parte desde entonces de la migración de decenas de miles de usuarios que actualmente cuentan con Google Apps for Business.

El programa de Google Apps Reseller incluye empresas que venden a nivel mundial Google Apps for Business a sus clientes. Como parte de dicho programa, Arroba System recibe entrenamiento, apoyo e implementación de herramientas de desarrollo de Google, así como el acceso a APIs para integrar Google Apps en las operaciones comerciales de sus clientes.

Contamos con personal altamente capacitado y certificado como: Google Apps Certified Deployment Specialists, Google Apps Certified Administrators y Google Apps Sales Specialists, por lo que puedes estar seguro que con Arroba System tu empresa estará en buenas manos.

"Estamos muy orgullosos de ser reconocidos como reseller Premier de Google Apps, esto nos impulsa a continuar ayudando a las organizaciones a resolver problemas de negocio de una forma más eficiente con las soluciones de Google"

Rubén González, Enterprise Director

Geofence Cloudlock

Una vez cubierta la seguridad de los correos con la herramienta Google Vault y la exposición de los documentos con Cloudlock Collaboration Security, Cloudlock nos sorprende con una nueva propuesta llamada Cloudlock Geofence. Geofence es una herramienta, desarrollada para mejorar la seguridad de la empresas, permitiéndonos investigar los inicios de sesión de los usuarios, detectando así, anomalías de múltiples sesiones o sesiones iniciadas en otras ciudades.

Esto trae una enorme ventaja a las empresas, en cuanto a protección de la información, ya que Cloudlock Geofence agrega la posibilidad de consultar qué documentos se están abriendo y en qué parte del mundo lo están haciendo, así mismo, podemos saber qué usuario compartió el accesos a la información, e intervenir de forma inmediata.

Actualmente Cloudlock Geofence es un Lab de Cloudlock, por lo que aún se esperan grandes avances y mejoras con esta herramienta.

En conclusión, es recomendable crear conciencia a los usuarios sobre la importancia de la seguridad de la información e invitarlos a que esto vaya mejorando sin tener que estar en constante vigilancia.

Miguel Cobas
Equipo de Google Apps
Arroba System

Usando mi Chromebook

Estrenando una portátil

Han pasado dos meses desde que estrené mi Chromebook (cortesía de un sorteo en Arroba System) y he comprobado muchos de los aciertos, rumores y alegrías de usar este aparatito creado y desarrollado por Google. Al principio, estaba intrigado sobre cómo sería navegar, escuchar música, editar documentos y sobre todo entretenerme, con un equipo distinto a mi MacBook, pero estas dudas se disiparon rápidamente cuando me aventuré a usarla. Lo primero que me sorprendió fue la duración de la batería, ya que puedes dejarla en Stand-by para después de varios días abrirla y encontrarte con la grata sorpresa de que aún conserva suficiente batería como para usarla dos días más y después dejarla en espera sin recargarla (cosa que suelo hacer con frecuencia con todos mis gadgets) por otro rato.

Un fin de semana, estuve viendo mis capítulos favoritos de "Malcolm in the Middle" en la Chromebook; la llevé a la cocina, a mi sala, incluso al baño y la señal de Wi-Fi se conservó estable en cualquier lugar de mi hogar. De igual manera me gustó bastante saber que podía estar en constante movimiento, haciendo mis cosas sin temor a arruinar el disco duro (esto desde el punto de vista de TI) puesto que no posee partes móviles, y cuando me sentaba podía recargarla en mi regazo sin temor a quemarme las piernas. La edición de documentos fue buena; pude hacer las mismas cosas que hago en mi trabajo cotidiano y noté que las versiones Google Docs & Spreadsheets Offline, han mejorado mucho desde su primera revisión, refutando muchas objeciones sobre el trabajo en Chromebooks sin conexión a internet. A pesar de que encontré varias aplicaciones multimedia en Chrome Store que rebasaban mis expectativas (como UntilAM) muchos de los juegos disponibles aún se sienten "planos" regresándome a la era de los primeros juegos en Flash.

¿Es fácil adaptarse a una Chromebook?

Hubo un momento en que mi hermana se sintió interesada en la pequeña computadora que sostenía con una mano mientras con la otra sostenía un helado (así de ligeras son), y me preguntó si podía usarla - a lo cual accedí - con el objetivo de medir cuánto tiempo le tomaría acostumbrarse a este nuevo sistema operativo, desconocido hasta el momento por ella. El resultado fue muy bueno: había pasado toda su vida acostumbrada (¿o forzada?) a usar Windows Xp/Vista/8, que requería días de entrenamiento para saber qué software abría qué cosa (reconociendo íconos o extensiones de archivo) por el contrario, desde que abrió el navegador, revisó Facebook, miró algunos videos en Youtube y agregó varias fotos a su Drive, parecía que llevaba meses usando el equipo. Además, se sintió sorprendida al saber que esta computadora no era susceptible de contraer virus y darse cuenta de lo rápido que encendía y apagaba. El único downside que pudo agregar, es que no sabía si podría realizar su trabajo cotidiano (reportes financieros desarrollados en Excel) con un procesador de hojas de cálculo como Google Spreadsheets, sin embargo, concluyó en que sin lugar a duda usaría una Chromebook como equipo principal.

En definitiva, pude ver cómo se cerraba una gran brecha de conocimiento, uso y adaptación, entre los usuarios comunes, el personal administrativo y los profesionales de TI cuando se trata de usar este nuevo dispositivo; La Chromebook de Google, no sólo es una gran alternativa para las Universidades, sino que representa un nicho con un potencial enorme para las empresas y los hogares.

Aldo Trejo

Google Apps SMB

Shortcuts en gmail

¿Sabías que Google Apps for Business también tiene accesos rápidos o shortcuts dentro de sus aplicaciones?

Dentro de la aplicación de correo, tenemos operaciones que repetimos de manera constante, detente un momento y piénsalo?. ¿Qué es lo más frecuente que haces en Gmail? ¿Creas correos, respondes, reenvías, saltas entre etiquetas donde tus filtros han clasificado tus mensajes?

Acelera estas operaciones y no pierdas tiempo! Aquí te hablaré de los accesos rápidos o shortcuts de Gmail para que manejes tus operaciones de forma más rápida.
Este artículo te ayudará si estás buscando iniciarte en modo básico (Nivel Aprendiz), conocer atajos avanzados (intermedio) o dominarlos por completo (Avanzado o Maestro).

activar los shortcuts

El primer paso que debemos hacer y el más importante, es activar las combinaciones de teclas en Gmail. Esto es muy sencillo, los pasos son los siguientes:

1. Entra a Configuración.
2. En la pestaña de General busca el apartado de "Combinaciones de Teclas"
3. Activa la combinación de teclas

Los shortcuts y sus niveles

Nivel básico

Algunas combinaciones básicas pero esenciales, son sin duda las que más repetirás y sólo es necesario una tecla para activarlas:

• c: crear un mensaje
• r: responder
• a: responder a todos
• f: reenviar mensaje
• Mayúscula + cualquiera de las letras anteriores: ejecutará la operación correspondiente pero en una ventana aparte o nueva ventana.
• e: archivar mensaje
• s: marcar un mensaje como "Destacado"
• May+b: borrar mensaje (Papelera)
• ?: muestra en pantalla una lista de todos los shortcuts disponibles

Nivel Medio

En esta etapa, ya dominamos la sección básica con un solo comando.
Para este nivel, utilizaremos operaciones un poco más complejas que exigen, en algunos casos, accionar dos teclas simultáneamente.

• u: para volver a la lista de mensajes
• j: para ir al mensaje anterior de la lista
• k:para ir al siguiente mensaje de la lista
• g+i: para saltar a la carpeta "Recibidos"
• g+s: para saltar a la carpeta "Destacados"
• g+a: para saltar a la carpeta "Todos"
• g+c: para saltar a la carpeta "Contactos"
• May+i: marcar mensaje como leído
• May+u: marcar mensaje como no leído
• l: para desplegar el menú-lista de "Etiquetas"
• .(punto): para desplegar el menú-lista de "Más Acciones"
• !: para marcar un mensaje como spam
• g+t: para ir al módulo de "Tareas"
• z: para deshacer la última operación realizada

Nivel Avanzado o Maestro

Si ya estás en la etapa donde requieres más retos y dominas los atajos anteriores, ¡Ya puedes considerarte todo un Maestro en Shortcuts de Gmail!

• /: para ir directo al buscador de Gmail
• *+u: para seleccionar los mensajes sin leer
• *+a: para seleccionar todos los mensajes
• *+n: para desmarcar todos los mensajes seleccionados
• #: mueve un mensaje a la Papelera
• Esc: quitas el cursor del buscador o de cualquier entrada de texto

Y si estos atajos no te son suficiente, te dejo el siguiente link donde podrás encontrar todos los atajos existentes para Gmail. (Shortcuts de Gmail)

Nota: Es muy importante que conozcas bien el manejo de los shortcuts, ya que puedes realizar acciones sorpresivas, sin darte cuenta. Como es el caso, cuando estás redactando un correo y oprimes ?tabulador? o ?ctrl ENTER? y el correo se envía.

Miguel Cobas
Equipo de Google Apps
Arroba System

¿Ya conoces las Chromebooks?

Si no conocías las Chromebooks de Google, ahora podrás verlas funcionar en México.

                                                                             

                                                            CONÓCELAS

Las Chromebooks son un nuevo concepto en computadoras, un ordenador que trabaja desde la nube, con Chrome OS, de modo que cualquier aplicación, documento o configuración se almacenará de forma segura permitiéndote trabajar desde cualquier lugar y sin depender de un sólo ordenador.

LLÉVALA A TODAS PARTES

¡No olvides tu mochila, tus llaves y no olvides tu Chromebook!

Chromebook es ligera y cómoda para transportar, pesa menos de 2,5 libras, es inferior a 0,7 cm de grosor, y tiene más de 6,5 horas de duración de la batería, así podrás llevártela a donde quiera que vayas.

COMPÁRTELA

¿Te preocupa que hagan cambios en tu configuración? Con Chromebook no tienes que preocuparte, ya que puedes crear usuarios para que cada uno tenga sus propios archivos. Cambia de sesión en cuestión de segundos y no dejes de compartir con tus amigos, familiares e incluso con tus clientes.

EXPERIMENTA

Desarrolladas para trabajar más rápido, seguro y sencillo, están integradas con los productos líderes de Google (Google Search, Gmail, Youtube y Hangouts) para que trabajes, juegues y experimentes desde que la saques de su caja. Además, están diseñadas para mejorar con actualizaciones automáticas, así que olvídate de las actualizaciones y deja que Chromebook se encargue de eso.

                                                                              CONÉCTATE

Cuentan con funciones WiFi y 3G, de esta forma mientras tu Chromebook se inicia (en sólo 5 segundos), se conectará a tu Red inalámbrica habitual, para que puedas empezar a navegar directamente. Los modelos con conexión 3G, te permiten navegar desde cualquier lugar, para que no pares de experimentar. Además ambos incluyen aplicaciones fuera de línea, para las raras ocasiones en las que estés desconectado de la web.

Descubre lo interesantes que pueden ser las Chromebooks para trabajar, experimentar, crear documentos, bajar aplicaciones, jugar, navegar, escuchar música, compartir contenido, en fin? Para hacer lo que quieras.

Pide la tuya con Arroba System ¡Se de los primeros en México en utilizar una Chromebook!

Eunice Peñaloza

Equipo de Google Apps, Arroba System.

Scroogled: una campaña de Microsoft para reir un rato...

¿Alguna vez has escuchado acerca de la campaña de Scroogled?

"Scroogled" es un juego de palabras entre Google y scrooge (avaricioso) el cual me recuerda a Mr. Scrooge, personaje de "Un cuento de Navidad" de Charles Dickens. Una denominación creada por Microsoft para generar una campaña agresiva en contra de Google, en su desesperación al ver como va perdiendo participación en el mercado.

Hace unos días vi un video acerca de una parodia a las Chromebooks, lo que me llevó a indagar en el tema. Me pareció increíble darme cuenta que existe una campaña (Scroogled) por parte de Microsoft 100% dedicada a sabotear los servicios y productos de Google. Fue divertido ver como existe una sección para comprar artículos como gorras, playeras y tazas con la leyenda: "Keep calm while we steal your data" (mantén la calma mientras robamos tus datos). Lo más interesante de esto es la respuesta de Google, la cual en vez de invertir recursos y tiempo en contestar de la misma forma que Microsoft, invierte en nuevos proyectos de innovación y tecnología.

Esta muy claro que Microsoft lleva años en el mercado, ha vendido millones de paqueterías como Office y ni hablar de su sistema operativo Windows, el cual es el más usado a nivel mundial. Pero ¿Qué pasa cuando una compañía ofrece productos o servicios que superan las expectativas de los clientes, mostrando su capacidad para poder competir con grandes empresas como Microsoft? Microsoft como respuesta hace una campaña para demostrar "que nada ni nadie puede competir contra sus productos" en vez de jugar limpio e invertir el tiempo en renovarse y reconocer que sus competidores han mejorado mucho.

La competencia es buena cuando genera que los competidores den lo mejor de sí para mejorar en el transcurso de la misma, pero yo opino que debe ser ética y sana ya que eso habla bien de los competidores, al final quien toma la decisión de un producto o servicio es el usuario final y no necesita que le recuerden que producto o servicio es mejor o peor, simplemente en base a su experiencia y necesidades es capaz de decidir que es lo que le conviene más.

En mi caso probé una Chromebook y para nada me parece un "ladrillo" como lo comentan en el video de Scroogled, ya que si no tengo conexión a Internet puedo revisar correos y documentos gracias a sus funcionalidades offline. Es tecnología que se adapta perfecto a lo que necesito para realizar mis actividades laborales y personales diarias, pero en gustos se rompen géneros. Te invito a probar productos de Google como Chromebooks o servicios como Google Appspara que nos comentes cual ha sido tu experiencia.

Jésica García Tirado

Equipo de Google Apps, Arroba System.

Fuentes

http://www.scroogled.com/Home

http://www.forbes.com/sites/timworstall/2013/11/21/microsofts-scroogle-campaign-against-google-moves-forward/

http://www.ticbeat.com/tecnologias/keep-calm-deja-te-espiemos-microsoft-parodia-google-para-navidad/